“Seguir cuando crees que ya no puedes más, es lo que te hace diferente”. Rocky Balboa
“La mejor manera de empezar algo es dejar de hablar de ello y empezar a hacerlo”. Walt Disney
Nos llaman a todos a dejar lo que estamos haciendo y reunirnos en la oficina del jefe a las 11.00 en punto (son las 10.47). Reunión estratégica de emergencia (sí, claro). La idea es delinear los objetivos de los próximos dos años (¿?)
Hagamos algunas observaciones:
- Previsión y planificación a mediano plazo.
- Urgencia/Importancia.
- Indicadores estratégicos.
- Idea de reunión estratégica sobre utilidad de reunión de emergencia.
- Aciertos y fracasos de las reuniones “estratégicas”.
Toda reunión de trabajo planificada y consensuada (día, horario, extensión y participantes), es una oportunidad para el equipo de trabajo en particular, y para la empresa en general. Pues a decir verdad, el trabajo en equipo planificado, estructurado en torno a objetivos y metas compartidas, es la piedra angular del cumplimiento de los objetivos estratégicos y de la supervivencia de la empresa.
Sobre la observación primera 1. Previsión y planificación a mediano plazo. Ninguna reunión seria, en la que se pretende establecer una planificación a mediano plazo (1 a 3 años), se puede avisar con menos de 2(dos) semanas. Lo que nos da tiempo de realizar un breve análisis FODA, de indicadores de resultado y plantear básicas propuestas de alternativas o correcciones.
Respecto de la segunda observación. 2. Urgencia/Importancia. Hagamos la distinción entre una idea y otra. Lo urgente se asocia con el factor tiempo, y por lo tanto aquello que bien tiene una fecha límite o que requiere de su establecimiento para ordenarlo en el tiempo. Si no tiene fecha límite: no es urgente.
Mientras que lo importante, está estrechamente vinculado al resultado o desenlace. O sea, si debo elegir entre dos o más tareas, la urgente es la que tenga un plazo de realización, mientras que la importante será aquella, que si no realizamos tendrá consecuencias negativas y fácilmente observables.
La tercer observación. 3. Indicadores estratégicos. Los indicadores nos proporcionan información, principalmente cuantificable, acerca de la realidad de la empresa. Y nos permiten vislumbrar de forma fehaciente si estamos alcanzando los objetivos estratégicos. En una “Reunión estratégica de emergencia” priman los indicadores de resultado, pues nos indican exactamente si alcanzamos o no los objetivos propuestos, y a partir de allí la corrección o cambio de rumbo en la estrategia de la empresa. Lo que requerirá de un análisis previo. Una reunión improvisada e informada al equipo con 10’ de anticipación no puede considerarse estratégica.
Veamos la cuarta observación. 4. Idea de reunión estratégica sobre utilidad de reunión de emergencia. Como vimos en la observación 3, la reunión estratégica requiere de una planificación, de indicadores y de un plan de acción alternativo. Mientras que la reunión de emergencia, la debemos utilizar para sanear una situación que se presenta de imprevisto y requiere de diferentes ideas para encauzar o bien la jornada laboral, o una actividad en particular o la relación con un cliente o proveedor.
Finalmente, la quinta observación. 5. Aciertos y fracasos de las reuniones “estratégicas”. Toda reunión de trabajo debe ser una herramienta para integrar al equipo, a los equipos y fluidificar la comunicación entre ellos.
¿Cuáles serían los aciertos en cualquier reunión de trabajo?
- Planearlas con antelación.
- Coordinación permanente durante su extensión.
- Comunicación clara y accesible para todos.
- Labrar actas de todo lo que se hable, para transparentar los procesos de decisión.
- Positivo manejo del conflicto.
- Presentación clara, dinámica y con claro núcleo conceptual del orador principal.
Veamos cuales serían los errores más habituales.
- Improvisación y falta de una orden del día.
- Ausencia de un coordinador eficaz.
- Falta de comunicación clara para todos los presentes.
- Falta de un respaldo escrito o audiovisual para quienes no están presentes.
- Participación insuficiente, miedo a la crítica, desacuerdo en la delegación y exceso de control.
- Falta de preparación por parte del orador principal. Presentación errática, redundante o carente de motivación.
Habiendo expuesto todos los pro y contra de las reuniones de trabajo, me queda por decirles dos cosas, basicamente para que no nos miremos entre los presentes con gesto entre adusto y desesperado, preguntándonos ¿Qué hacemos acá?
Todo lo que tenga que ver con informes financieros, indicadores de gestión y de resultado, la designación de quien coordinará la reunión (al margen de quien exponga), los temas que se van a tratar presentados en orden y con una duración determinada, sumado a una mente abierta y una disposición a la producción de ideas, son en definitiva elementos imprescindibles para que cualquier reunión sea eficaz.
¿Qué no puede faltar para finalizar? Un feedback o evaluación de la reunión brindada con honestidad y prontitud de parte de quienes asistieron. Será de interés para los responsables de organizar dichas reuniones. Sobre todo para reexaminar las dinámicas que fueron útiles, atractivas y de fácil comprensión durante la reunión y que aquellas que requieren de mejoras.